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Effektive Digitalisierung durch Workflow- und Prozessmanagement mit Memory

Zu Zeiten, in denen mobiles Arbeiten immer relevanter wird und auch deutlich verbreiteter ist, als es in den letzten Jahren noch der Fall war, stehen Unternehmen vor vielen neuen Herausforderungen.

Um den reibungslosen Arbeitsablauf von zu Hause oder generell von Arbeitsplätzen außerhalb der Unternehmensgebäude gewährleisten zu können, ist nicht nur der Zugriff auf alle relevanten Daten, sondern auch die Koordination zwischen den Kollegen von besonderer Bedeutung.

Unabhängig davon steigt die Anzahl an unterschiedlichen, parallel zu bearbeitenden Arbeitsabläufen rapide, deren Umsetzung nach wie vor transparent und lückenlos zu erfolgen hat.

Aktenordner mit ins Homeoffice nehmen?

Vor allem im Bereich der Kundenbetreuung oder auch bei der Arbeit mit verschiedenen Verträgen wird häufig noch mit Aktenordnern und somit Papierdokumenten gearbeitet. Dies kann dazu führen, dass den zuständigen Mitarbeitern wichtige Unterlagen im Homeoffice nicht vorliegen und somit wertvolle Arbeitszeit verloren geht oder Prozesse länger als geplant andauern.

Sollten Dokumente bereits digital aufbewahrt werden, gibt es trotzdem noch einige Hürden zu bewältigen. Gibt es ein gut strukturiertes und nachvollziehbares Ablagesystem? Findet der zuständige Mitarbeiter den gesuchten Kundenvertrag, die letzte Rechnung, die letzte Mahnung oder den Vertrag mit dem Getränkelieferanten in kürzester Zeit oder steht zunächst eine lange Suche an?

Wer bearbeitet gerade was?

Zwischen verschiedenen Vorgängen und Prozessen den Überblick zu behalten ist nicht immer einfach. Hier wartet ein Kunde auf einen Rückruf, dort müssen noch weitere Informationen für den Vertragsabschluss angefragt werden, Kunden, die gekündigt haben, sollten zeitnah ein neues Angebot erhalten usw. – was hat die Kollegin oder der Kollege bereits erledigt und wo muss ich nun aktiv werden?

Insbesondere bei abteilungsübergreifenden Prozessen oder der Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Mitarbeitern, ist es sehr wichtig, dass jeder weiß, was zu tun ist und an welchen Zwischenschritten sich die verschiedenen Prozesse gerade befinden.

Verschlafen Sie nicht den Anschluss an die Digitalisierung!

Diese Problemstellungen können durch Digitalisierung von Daten und Prozessen gelöst werden. Die Zukunft ist digital und immer mehr Unternehmen sind bereits mit ersten Schritten in Richtung Digitalisierung gestartet – wann starten Sie?

Mit Memory bietet die HKS Informatik GmbH Ihnen die vollumfängliche Lösung für eine digitale Workflow- und Prozesssteuerung. Mit Memory bieten wir derzeit bereits zahlreiche Anwendungsmöglichkeiten an. Dabei ist Memory so flexibel, dass auch neue Themenbereiche umgesetzt werden können.

Diese Flexibilität von Memory ist ein Alleinstellungsmerkmal – wir liefern Ihnen einerseits Standardprozesse und -inhalte und können diese andererseits anhand Ihrer Anforderungen und Wünsche individuell anpassen.

Kundenbetreuung mit Memory CRM

Memory vergisst nichts, zeigt Ihnen die aktuell laufenden Prozesse und erinnert Sie an die anstehenden Aufgaben. Mit der intelligenten Suche finden Sie Ihre Kunden in kürzester Zeit und haben per Doppelklick alle wichtigen Daten auf einen Blick. Besonders die Unterstützung bei Kampagnen, wie z.B. Preisanpassungsschreiben, oder auch die Führung durch Prozesse im Rahmen des Kündigungs- und Beschwerdemanagements können deutliche Zeitersparnisse und erhöhte Transparenz bieten.

Vertragsmanagement mit Memory VM

Wie lange läuft welcher Vertrag und zu welchem Stichtag muss gekündigt werden? Das und mehr zeigt Ihnen Memory übersichtlichauf Ihrer personalisierten Startseite und erinnert Sie darüber hinaus rechtzeitig an bestimmte Termine oder auch Kündigungsfristen. Bei Fragen rund um die laufenden Verträge finden Sie alle Informationen gebündelt und verständlich aufbereitet in Memory vor. Wichtige Dokumente können den Verträgen digital angefügt werden. Mit dem individuellen Prozessdesigner von Memory lassen sich z.B. auch Prüfprozesse unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorgaben (nach § 2b UStG) abbilden.

Personal- und Bewerbermanagement – Memory PBM

Wiederholende und identische Arbeitsabläufe im Rahmen des Personal- und Bewerbermanagements können optimal mit Memory abgebildet werden. Sie werden beispielsweise an das Versenden einer Eingangsbestätigung, das Anfordern weiterer Unterlagen, die rechtzeitige Rückmeldung auf Bewerbungen oder auch das Auslaufen befristeter Verträge erinnert und können rechtzeitig agieren und notwendige Schritte in die Wege leiten. Durch das automatisierte Erstellen und Versenden von Dokumenten oder E-Mails sowie durch diverse Analysemöglichkeiten der Personal- und Bewerberdaten (z.B. Potenzialanalyse der Mitarbeiter) werden die Prozesse abgerundet.

Workflows und digitale Akten mit Memory ECM

Mit Memory gehört „Papierkram“ der Vergangenheit an. Insbesondere im Bereich des technischen Sekretariats oder auch der automatischen Antragsverwaltung kann Memory Ihnen zum einen schnelleren Zugriff auf alle wichtigen Dokumente und zum anderen eine optimale und effiziente Koordination Ihrer Prozesse verschaffen. Laufzettel oder Checklisten werden automatisch an die zuständigen Bearbeiter zur Prüfung oder Unterzeichnung weitergegeben und müssen nicht erst physisch durch die Abteilungen laufen. Die Memory-Plattform kann individuell auf Ihre Anforderungen eingerichtet und eigenständig von Ihnen mit Hilfe des handlichen Prozessdesigners jederzeit angepasst werden.

Profitieren Sie von unseren Erfahrungen mit Anwendern aus Ihrer Branche.

  • Automatische Erstellung von Dokumenten (z.B. Angebote)
  • Automatische Versendung von E-Mails
  • Erreichen einer strukturierten Abarbeitungsweise
  • Kontaktverwaltung, Wiedervorlage, Notizen
  • Personalisierte Startseite, um alle Prozesse und Aufgaben auf einen Blick zu sehen
  • schnellere Reaktionszeiten in Angebots- und Vertragsprozessen
  • Steigerung der Prozessqualität (Minimierung von manuellen Bearbeitungsfehlern)
  • Steigerung des Informationsflusses
  • Transparenz bei der Nachverfolgung von Bearbeitungsständen
  • Workflows mit Erinnerungen, Aufgaben und Fristen inkl. Eskalationsmanagement
zentrale Informationsablage (360°-Sicht auf den Kunden, den Vertrag, den Mitarbeiter etc.)

Wünschen Sie eine Beratung zum Thema Workflow- und Prozesssteuerung oder Digitalisierung? Gerne stellen wir Ihnen auf Anfrage weitere Informationen zu den verschiedenen Anwendungsbereichen von Memory zur Verfügung oder stellen Ihnen die Software unverbindlich vor.

Sprechen Sie uns an!